Ik (Puck) sprak Monique en Desiree omdat ik heel graag meer wilde leren over wat hun functie als administratief medewerker inhoudt en wat zij voor kansen en uitdagingen zien binnen hun functie. Lees mee!
Kunnen jullie kort wat over jezelf vertellen?
Monique:
Ik ben Monique van Deursen en werk al 23 jaar als administratief medewerkster op basisschool De Zonnewijzer. Ooit zijn mijn kinderen hier naar school gegaan, en via hen ben ik hier eigenlijk ingerold. In het begin was het klein: ik hielp mee met het schoolblad en de tussenschoolse opvang. Toen werd er gevraagd of ik nog meer wilde doen, en dat leek me wel wat. In de loop der jaren zijn mijn taken echter flink uitgebreid. Waar het vroeger vrij eenvoudig was, bestaat mijn werk nu uit een veel breder pakket aan taken.
Desiree:
Ik werk hier nu zo’n 3,5 jaar. Daarvoor heb ik altijd in het bedrijfsleven gewerkt, een totaal andere wereld dan het onderwijs. Toen mijn kinderen op de basisschool zaten, deed ik al veel vrijwilligerswerk op school, zo’n 14 jaar lang. De sfeer op school sprak me altijd aan, maar ik voelde niet de behoefte om voor de klas te staan. Toen de functie op De Zonnewijzer vrijkwam, heb ik gesolliciteerd en met succes! Nu zeg ik wel eens: “Had ik dit maar tien jaar eerder gedaan.”
Kunnen jullie wat meer vertellen over wat deze functie inhoudt?
Monique:
Toen ik begon, was de administratie echt nog kleinschalig. Veel ging via de stencilmachine of werd gekopieerd, en dat verzorgde ik dan. Ik deed wat lichte administratieve taken, zoals het invoeren van gegevens in het leerlingvolgsysteem (ESIS), maar verder hielp ik vooral met allerlei andere kleine dingen. Nu is mijn werk veelomvattender geworden. Naast de standaard administratie, zoals het beheren van het leerlingvolgsysteem en de financiën van de school, regel ik de TSO, ben ik kartrekker van het leernetwerk voor administratieve krachten en houd ik me ook bezig met het regelen van schoolactiviteiten. We doen bijvoorbeeld de administratie van schoolreisjes en de activiteitencommissie (ACT). Dat houdt in dat we de gelden beheren, de registratie doen, en in de gaten houden hoeveel er binnenkomt en wat er nodig is voor evenementen. Dat is altijd een uitdaging, want je wilt natuurlijk iets heel leuks organiseren voor de kinderen, maar je moet ook binnen het budget blijven.
Desiree:
Ja, en omdat de vrijwillige ouderbijdrage nu echt vrijwillig is geworden, is het lastiger om alle gelden binnen te krijgen. Daar merken we echt een groot verschil met de tijd dat het nog verplicht was. We zoeken voortdurend naar manieren om de kosten zo laag mogelijk te houden. We halen spullen bij goedkope winkels zoals de Action of zelfs via Facebook, en proberen dan creatief om te gaan met wat we hebben. Zo houden we bijvoorbeeld goed in de gaten waar chocomel in de aanbieding is, want die kunnen we dan goedkoop inkopen voor evenementen. Daarnaast doen we ook de inkoop van leermiddelen en andere schoolspullen, dus dat is echt heel veelzijdig.
Hoe zijn de taken verdeeld tussen jullie?
Monique:
We hebben de taken goed verdeeld, maar we weten wel van elkaars werkzaamheden af. Dat is handig, want als er iemand vrij is of als het druk is, kunnen we elkaar helpen. Soms bellen we elkaar zelfs op vrije dagen even om iets door te spreken. Maar in principe hebben we ieder onze eigen verantwoordelijkheden, zodat het voor collega’s ook duidelijk is bij wie ze terecht kunnen met hun vragen.
Desiree:
Ja, dat werkt heel goed. Daarnaast hebben we ook veel contact met verschillende ouders, zoals expats of vluchtelingen. Voor hen is het Nederlandse onderwijssysteem vaak nieuw en onbekend. Ze komen dan met allerlei vragen, bijvoorbeeld: “Wie is Sinterklaas?” of “Wat is de bedoeling van Sint Maarten?” Het is vaak nodig om dat soort culturele dingen uit te leggen. Daarnaast hebben ze vaak praktische vragen over bijvoorbeeld de ouderapp, omdat ze dat niet gewend zijn vanuit hun eigen land.
Wat maakt dit werk voor jullie zo leuk?
Desiree:
Het mooiste aan dit werk vind ik dat je nooit weet hoe je dag zal verlopen. Je komt om 8 uur binnen en alles kan in een uur totaal anders zijn. Dat maakt het werk heel dynamisch en afwisselend. Daarnaast doe ik ook rondleidingen voor nieuwe ouders. De Zonnewijzer is een populaire school, dus we hebben regelmatig nieuwe ouders die willen kijken of de school geschikt is voor hun kind. Dat is altijd heel leuk om te doen, omdat elke ouder anders is en elke rondleiding weer nieuwe vragen met zich meebrengt. Het verveelt nooit.
Monique:
Ja, dat is ook wat ik zo leuk vind. De afwisseling in het werk maakt dat het nooit saai wordt. Geen dag is hetzelfde, en dat houdt het uitdagend en interessant.
Zijn er wel eens misvattingen over wat jullie doen?
Desiree:
Ja, absoluut! Veel mensen, zoals leerkrachten, hebben geen idee wat er allemaal achter de schermen gebeurt. Ze zien bijvoorbeeld dat er wc-papier op is, maar denken er niet over na hoe dat eigenlijk wordt geregeld. Wie bestelt het wc-papier? Hoeveel rollen gaan erdoorheen? Het lijkt misschien een klein detail, maar het zijn juist die kleine dingen die ervoor zorgen dat alles op school soepel verloopt.
Monique:
Precies. Mensen denken vaak dat we alleen maar administratief werk doen, maar er komt zoveel meer bij kijken. Soms helpen we ook in de klas als er iemand onverwacht uitvalt, of we vangen kinderen op die ziek zijn en naar huis moeten. Daarnaast regelen we alles rondom jaarafsluitingen in het systeem, iets waar de meeste mensen geen idee van hebben. Het is dus veel meer dan alleen administratie.
Hebben jullie het idee dat jullie werk vergelijkbaar is met dat van andere administratieve krachten op scholen?
Monique:
Nee, dat verschilt heel erg per school. Ik was een keer op een bijeenkomst voor administratieve krachten, en daar viel me op hoe verschillend de taken kunnen zijn. Sommige administratieve krachten doen meer conciërgewerk dan administratie, terwijl wij hier juist een heel breed takenpakket hebben. We doen veel meer dan alleen administratie; we ondersteunen bijvoorbeeld ook de directie met allerlei organisatorische zaken.
Desiree:
Ja, dat klopt. We werken nauw samen met de directie en de adjunct-directeur. Onlangs organiseerden we bijvoorbeeld de informatieavond voor ouders, waarbij we ook een informatiemarkt hadden opgezet. Ouders konden daar informatie krijgen over verkeersbrigadiers en andere schoolzaken. Wij zorgen dan dat alles klaarstaat en goed verloopt. Daarnaast organiseren we ook de lunches tijdens studiedagen voor de leerkrachten. Die worden altijd erg gewaardeerd, en dat geeft ons ook een gevoel van voldoening.
Welke kansen zien jullie in dit werkveld?
Monique:
Ik denk dat er veel te winnen valt door meer samen te werken met andere administratieve krachten. Tijdens bijeenkomsten hoor ik vaak dat nieuwe collega’s nog veel moeten leren, en dan denk ik: waarom zou je alles opnieuw moeten uitvinden? We zouden meer gebruik moeten maken van elkaars expertise. Je kunt zoveel van elkaar leren als je samenwerkt.
Desiree:
Daar ben ik het helemaal mee eens. Het zou heel nuttig zijn om eens bij andere scholen te kijken hoe zij dingen aanpakken. Net zoals directeuren elkaar bezoeken, zouden wij als administratieve krachten dat ook moeten doen. Je kunt altijd van elkaar leren, of het nu gaat om hoe een school georganiseerd is of hoe ze bepaalde systemen gebruiken. Het ontbreekt vaak alleen aan tijd om dat te organiseren, maar ik denk dat het de moeite waard zou zijn.