Werkkostenregeling (WKR)

Werkkostenregeling 2026
De Werkkostenregeling houdt in dat een werkgever een door de fiscus vastgesteld percentage van het totale fiscale loon in een kalenderjaar, de zogenaamde “vrije ruimte”, mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Over het bedrag van deze vergoedingen en verstrekkingen dat binnen deze vrije ruimte valt hoeft geen loonbelasting te worden betaald. Jaarlijks stelt een werkgever vast welke kosten hiervoor in aanmerking komen.

Spaarnesant vergoedt niet de kosten aan de werknemer, maar Spaarnesant verlaagt het belastbare loon van de medewerker met het opgegeven bedrag. Hierdoor ontstaat er een belastingvoordeel ter hoogte van het opgegeven bedrag voor de medewerker.

Aanvragen voor de Werkkostenregeling dien je in via Insite. In bijlage 1 bij deze regeling staat de instructie hoe aanvragen kunnen worden ingediend.

Vastgestelde kosten die voor verrekening in aanmerking komen:
Voor 2026 is vastgesteld dat medewerkers in vaste dienst of langer dan 6 maanden werkzaam in tijdelijke dienst onderstaande kosten ten laste van de Werkkostenregeling mogen indienen.

• Het maximumbedrag vermeld bij 1. Fiets betreft het bedrag inclusief verzekering en accessoires.

LET OP: Deelname kan alleen in 2026 als de aanschaf ook in 2026 is gedaan! Gaat jouw factuur over het jaar heen (bijvoorbeeld van oktober tot oktober) dan kan je alleen de maanden van 2026 declareren.

LET OP:
Het aantal aanvragen per onderwerp is gemaximaliseerd, zoals in de tabel aangegeven. Wanneer er voor een onderwerp het maximumaantal aanvragen is ingediend, sluit de aanvraag-mogelijkheid. Dit wordt aangegeven in een rode balk op het declaratieplein in Insite. Om teleurstelling te voorkomen adviseren wij, voordat tot aanschaf wordt overgegaan, een kijkje te nemen op het declaratieplein.

De werknemer mag zelf kiezen in welke maand van het betreffende kalenderjaar het belastingvoordeel moet worden toegepast. Met uitzondering van de aanschaf van een fiets. De verrekening hiervan vindt alleen plaats in de maanden mei of december. In deze maanden worden respectievelijk het vakantiegeld of de eindejaarsuitkering uitbetaald. Dit levert meer ruimte op voor belastingvoordeel (het bedrag loonheffing in de maand van declaratie bepaalt de hoogte van het voordeel). Bijvoorbeeld: aanschaf in de periode vanaf januari tot en met mei wordt verrekend in mei of december en aanschaf in de periode vanaf juni tot en met december wordt verrekend in december.

Met betrekking tot het sportschoolabonnement is het toegestaan om de declaratie over meerdere maanden te verspreiden als de maandelijkse loonheffing lager is dan het bedrag van het (jaar)abonnement, met inachtneming van het vastgestelde maximale bedrag in deze regeling. De voorkeur van de afdeling PSA gaat echter uit naar het eenmalig declareren van het totale jaarlijkse bedrag voor een sportschool. Er geldt voor 2026 een beperkt aantal beschikbare deelnemersplaatsen binnen de sportschoolregeling en zodra dit aantal is bereikt, wordt de regeling gesloten.

Binnen de sportschoolregeling is het daarnaast toegestaan om rittenkaarten van de fysio, yogalessen en fitnessabonnementen in te dienen. Het indienen van afzonderlijke declaraties voor activiteiten zoals zwemlessen, tennis, schaatsen, personal training, voetbal en andere vergelijkbare diensten wordt niet geaccepteerd en komt niet in aanmerking voor fiscale verrekening.

Bij het indienen van de sportschoolregeling en de museumjaarkaart dien je aantoonbaar te maken dat het abonnement/de kaart op jouw naam staat.

Kosten die, op basis van wet- en regelgeving, voor verrekening in aanmerking komen:
De onderstaande kosten komen ook voor verrekening binnen de Werkkostenregeling in aanmerking, maar volgen uit de CAO PO dan wel uit fiscale regelgeving. Ook deze kosten worden niet vergoed door de werkgever. Voor het belastingvoordeel mag de werkgever voor deze kosten alleen een verlaging toepassen op de structurele eindejaarsuitkering.

Het betreffen de kosten voor:
1. Vakbondsfaciliteiten
2. Reiskosten woon-/werkverkeer

Verplichting van de werknemer:
Door deel te nemen verklaar je:
• Dat je bekend bent met de Werkkostenregeling van Spaarnesant;
• Dat je aanvraag volledig is en je aanschaf voldoet aan de specificaties zoals opgenomen in de genoemde regeling;
• Dat je aanschaf in het jaar van deelname heeft plaats gevonden;
• Dat de bijgevoegde digitale factuur een afdruk is van de originele factuur;
• Dat je akkoord gaat met korting op je bruto looncomponenten (= fiscale inhouding) in de gekozen maand, dan wel met de fiscale verlaging van je opgebouwde eindejaarsuitkering;
• Dat je de werkgever vrijwaart tegen aanspraken van derden voortvloeiend uit of verband houdend met het aangeschafte product/dienst waarvoor je deelneemt;
• Dat je bekend bent met de gevolgen die deze regeling heeft voor de grondslagen voor een WIA- en ontslaguitkering.

Verplichting van de werkgever:
Na ontvangst van de aanvraag draagt de werkgever zorg voor een juiste fiscale verrekening.

Vragen:
Wanneer je een vraag hebt over de Werkkostenregeling 2026 stuur dan een email naar: psa@spaarnesant.nl.